Sicherheit und Datenschutz
Was mit Ihren Rechnungsdaten passiert
Rechnungen enthalten Daten Ihrer Kunden und Lieferanten. Hier finden Sie gebündelt, wo diese Daten liegen, wer sie in unserem Auftrag verarbeitet, wie Rechnungen geprüft werden und was passiert, wenn Sie kündigen oder Ihr Konto löschen.
Hosting und Unterauftragsverarbeiter
Ihre Rechnungsdaten werden nach den Vorgaben der DSGVO verarbeitet. Rechnungen werden in unserer Datenbank gespeichert; erzeugte Dateien (XML, PDF) und Anhänge liegen in einem nicht öffentlich zugänglichen Speicherbereich. Zugriff darauf hat nur Ihr Konto.
Folgende Dienstleister verarbeiten Daten in unserem Auftrag:
- STRATO GmbH (Berlin): Server-Hosting – Anwendung, Datenbank, Dateien und Backups – und Versand von E-Mails. Mit STRATO besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
- Sentry (Functional Software, Inc.): Fehlerüberwachung in der EU-Datenregion. Rechnungsinhalte werden nicht an Sentry übertragen; erkennbare Kennungen (E-Mail, IBAN) sowie Tokens, Passwörter und Cookies werden vor dem Senden maskiert.
Stripe wickelt die Zahlung der Bezahlpläne ab und verarbeitet nur Ihre eigenen Abrechnungsdaten, keine Rechnungsdaten. Webanalyse und Conversion-Tracking laufen nur auf der Website und nur mit Ihrer Einwilligung im Cookie-Banner. Rechnungsdaten werden nicht an KI-Dienste weitergegeben.
Vertrag zur Auftragsverarbeitung und technische und organisatorische Maßnahmen
Soweit Ihre Rechnungen personenbezogene Daten Dritter enthalten, verarbeiten wir diese in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist Teil der AGB und wird mit ihnen geschlossen; eine gesonderte Unterschrift ist nicht nötig.
Prüfung von E-Rechnungen
Geprüft mit dem KoSIT-Validator (offizielle XRechnung-Konfiguration), Mustang und dem EN-16931-Schematron. Die Prüfung läuft auf unserem eigenen Server; hochgeladene Dateien werden zur Prüfung nicht an Dritte weitergegeben und nicht gespeichert, es sei denn, Sie importieren sie in die Rechnungsverwaltung.
Export, Kündigung und Kontolöschung
- Export: Im Kundenbereich laden Sie alle Ihre Rechnungen als eine ZIP-Datei herunter – die gespeicherten Originaldateien der Importe und die zuletzt erzeugten ZUGFeRD-PDF- und XRechnung-XML-Dateien.
- Nach der Kündigung: Nach Ende der Laufzeit gelten für Ihr Konto wieder die Grenzen des kostenlosen Plans. Ihre Rechnungen bleiben in Ihrem Konto und Sie können sie weiterhin als PDF und XML herunterladen.
- Kontolöschung: Sie können Ihr Konto im Kundenbereich löschen, solange kein Abonnement läuft. Mit dem Löschen des Kontos werden Ihre Kontodaten und alle Ihre Rechnungen samt Dateien (XML, PDF, Anhänge), Zahlungen, Vorlagen, API-Schlüssel und Validierungsprotokolle sofort und endgültig gelöscht. Ausgenommen sind die Abrechnungsdaten Ihres Abonnements sowie Kündigungs- und Widerrufserklärungen, die wir aus rechtlichen Gründen aufbewahren müssen. Gelöschte Daten bleiben in den täglichen Backups auf dem Server, bis diese nach 14 Tagen gelöscht werden.
Kein GoBD-Archiv: E-Rechnungsfreund ist kein revisionssicheres Archiv im Sinne der GoBD. Für die Aufbewahrung Ihrer Rechnungen nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sind Sie selbst verantwortlich – laden Sie alles herunter, was Sie aufbewahren müssen.
Häufige Fragen
Wo liegen meine Daten?
Auf den Servern unseres Hosting-Anbieters STRATO GmbH. Dort laufen die Anwendung, die Datenbank, Ihre Rechnungsdateien und die Prüfung der E-Rechnungen. Alle Unterauftragsverarbeiter stehen in der Datenschutzerklärung und im Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Bekomme ich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV)?
Ja. Soweit Ihre Rechnungen personenbezogene Daten Ihrer Kunden oder Lieferanten enthalten, verarbeiten wir diese in Ihrem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist Teil der AGB und wird mit ihnen geschlossen; Sie können ihn samt technischen und organisatorischen Maßnahmen und der Liste der Unterauftragsverarbeiter auf unserer Website abrufen.
Werden meine Daten an KI-Dienste weitergegeben?
Nein. Die Prüfung der E-Rechnungen läuft auf unserem eigenen Server, und Rechnungsdaten werden nicht an KI-Dienste weitergegeben.
Wie werden meine E-Rechnungen geprüft?
Mit dem KoSIT-Validator (offizielle XRechnung-Konfiguration), Mustang und dem EN-16931-Schematron, alles auf unserem eigenen Server. Hochgeladene Dateien werden zur Prüfung nicht an Dritte weitergegeben und nicht gespeichert, es sei denn, Sie importieren sie in die Rechnungsverwaltung.
Was passiert mit meinen Daten nach Kündigung oder Kontolöschung?
Nach Ende eines Bezahlplans gelten wieder die Grenzen des kostenlosen Plans; Ihre Rechnungen bleiben in Ihrem Konto und Sie können sie weiterhin herunterladen, auch alle auf einmal als ZIP-Datei. Wenn Sie Ihr Konto löschen, werden alle Rechnungen samt Dateien endgültig gelöscht; gelöschte Daten bleiben bis zu 14 Tage in den täglichen Backups.
Ist E-Rechnungsfreund ein GoBD-Archiv?
Nein. E-Rechnungsfreund ist kein revisionssicheres Archiv im Sinne der GoBD. Bewahren Sie Ihre E-Rechnungen zusätzlich in Ihrer Buchhaltung oder in einem GoBD-konformen Archiv auf.