Vergleich
E-Rechnung ohne Buchhaltungssoftware
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das Ausstellen wird ab dem 1. Januar 2027 Pflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen, mit wenigen Ausnahmen. Eine E-Rechnung enthält maschinenlesbare Daten in einem festgelegten Format – ein PDF aus Word oder Excel nicht. Sie brauchen also ein Werkzeug, das E-Rechnungen erzeugt, aber nicht unbedingt eine komplette Buchhaltungssoftware.
Die Wege im Überblick
| Kriterium | PDF aus Word oder Excel | Komplette Buchhaltungssoftware | E-Rechnungsfreund |
|---|---|---|---|
| Gültige E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung) | Nein. Ein PDF aus Word oder Excel enthält keine maschinenlesbaren Rechnungsdaten und ist deshalb keine E-Rechnung. | Je nach Anbieter und Tarif. | Ja. Sie erhalten ein ZUGFeRD-PDF (ein PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten) oder eine XRechnung (eine reine XML-Datei), beide nach der europäischen Norm EN 16931 und vor dem Download geprüft. |
| Rechnungen speichern | Als Dateien auf Ihrem Rechner; Ordnung und Sicherung liegen bei Ihnen. | Ja, als Teil der Buchhaltung. | Ihre Rechnungen bleiben in Ihrem Konto. Erstellte Rechnungen laden Sie als PDF und XML herunter, auf Wunsch alle auf einmal als ZIP-Datei. Ein revisionssicheres Archiv nach GoBD ist es nicht. |
| Vorlagen für Absender und Kunden | Eine Dokumentvorlage; Kundendaten kopieren Sie von Hand hinein. | Typischerweise mit Kundenstammdaten. | Ihre Absenderdaten und Kunden speichern Sie als Vorlagen. Wie viele, hängt vom Plan ab. |
| Prüfung mit verständlichen Meldungen | Die Rechnung wird nicht geprüft. | Je nach Anbieter. | Geprüft nach den offiziellen Regeln der KoSIT, die den XRechnung-Standard herausgibt, ergänzt durch Mustang und, je nach Format, die Regeln der EN 16931. Meldungen mit Regel-ID führen zu einer Seite, die die Regel zeigt und, wo vorhanden, erklärt. Prüfen geht auch ohne Konto. |
| E-Rechnungen empfangen und lesen | Keine lesbare Anzeige: Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die Word und Excel nicht als Rechnung darstellen. | Je nach Anbieter und Tarif. | Sie laden eine erhaltene E-Rechnung hoch (XML-Datei oder ZUGFeRD-PDF), lassen sie prüfen und lesen den Inhalt als übersichtliche Zusammenfassung. Mit Konto legen Sie sie als Eingangsrechnung ab und halten Status und Zahlungen fest. |
| API für die eigene Software | Nein. | Je nach Anbieter. | Eine Programmierschnittstelle (REST-API) mit Dokumentation, damit Ihre eigene Software E-Rechnungen erzeugen kann – in Plänen mit API-Zugang. |
| Umfang und Preis | Keine Zusatzkosten, wenn Word oder Excel schon vorhanden sind. | Typischerweise ein monatliches Abo; umfasst auch die Buchhaltung, dafür sind Einarbeitung und Datenübernahme nötig. | Ein kostenloser Plan für den Einstieg. Bezahlpläne bieten mehr Volumen und, je nach Plan, API-Zugang. |
Die Angaben zu den Alternativen beschreiben typische Fälle; einzelne Angebote können abweichen.
Häufige Fragen
Reicht ein PDF aus Word oder Excel nicht mehr?
Für Rechnungen an andere Unternehmen im Inland auf Dauer nicht. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen Sie E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag, sonst ab dem 1. Januar 2028. Bis dahin sind Papierrechnungen weiter erlaubt, PDF-Rechnungen mit Zustimmung Ihres Kunden. Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Rechnungen bis 250 € brutto sind vom Ausstellen von E-Rechnungen ausgenommen.
Brauche ich für E-Rechnungen eine Buchhaltungssoftware?
Nein. Mit E-Rechnungsfreund füllen Sie im Browser ein Formular aus und laden die fertige E-Rechnung herunter, als ZUGFeRD-PDF oder XRechnung. Ihre Buchhaltung machen Sie weiter wie bisher.
Ersetzt E-Rechnungsfreund meine Buchhaltung?
Nein. E-Rechnungsfreund übernimmt den E-Rechnungs-Teil: Rechnungen erstellen, prüfen, empfangen und Status und Zahlungen im Blick behalten. Eine Buchhaltung oder ein revisionssicheres Archiv nach GoBD bietet es nicht.
Wie wird meine E-Rechnung geprüft?
Vor dem Download wird jede Rechnung nach den offiziellen Regeln der KoSIT geprüft. Die KoSIT gibt den XRechnung-Standard heraus. Ergänzend prüfen Mustang und, je nach Format, die Regeln der europäischen Norm EN 16931. Meldungen mit Regel-ID führen zu einer Seite, die die Regel zeigt und, wo vorhanden, erklärt.
Was kostet das?
Es gibt einen kostenlosen Plan. Er umfasst 5 Rechnungen und 30 Prüfungen pro Monat. Bezahlpläne bieten mehr Rechnungen, Prüfungen und Vorlagen und je nach Plan API-Zugang. Eine Rechnung prüfen geht auch ohne Konto.
Starten Sie kostenlos mit Ihrer nächsten Rechnung
Mit E-Rechnungsfreund tippen Sie Ihre Rechnung wie gewohnt in ein Formular und erhalten eine gültige E-Rechnung – ohne Buchhaltungssoftware.
Vor dem Versand wird jede Rechnung geprüft; Meldungen führen zu einer Seite mit der Prüfregel und, wo vorhanden, einer Erklärung. Erstellte und empfangene Rechnungen haben Sie an einem Ort.
Siehe auch: Kostenlose E-Rechnungs-Werkzeuge: was fehlt