Vergleich
Kostenlose E-Rechnungs-Werkzeuge: was fehlt
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können; ab dem 1. Januar 2027 wird schrittweise auch das Ausstellen Pflicht. Kostenlose Portale und Online-Konverter erzeugen einzelne E-Rechnungen und können für eine einzelne Rechnung genügen. Wer regelmäßig Rechnungen schreibt und erhält, braucht meist mehr: gespeicherte Kunden, verständliche Prüfergebnisse und einen Ort für eingehende Rechnungen. Unternehmen mit eigener Software stehen zudem vor der Frage, ob sie die Norm selbst umsetzen.
Die Wege im Überblick
| Kriterium | Kostenlose Portale und Online-Konverter | Selbst implementieren | E-Rechnungsfreund |
|---|---|---|---|
| Gültige E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung) | Je nach Angebot ZUGFeRD, XRechnung oder beides. | Erst, wenn Sie die Norm EN 16931 und die Formate selbst umgesetzt haben. | Ja. Sie erhalten ein ZUGFeRD-PDF (ein PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten) oder eine XRechnung (eine reine XML-Datei), beide nach der europäischen Norm EN 16931 und vor dem Download geprüft. |
| Rechnungen speichern | Oft nicht. Je nach Angebot laden Sie das Ergebnis nur herunter und legen es selbst ab. | Müssen Sie selbst umsetzen. | Ihre Rechnungen bleiben in Ihrem Konto. Erstellte Rechnungen laden Sie als PDF und XML herunter, auf Wunsch alle auf einmal als ZIP-Datei. Ein revisionssicheres Archiv nach GoBD ist es nicht. |
| Vorlagen für Absender und Kunden | Oft keine. Absender- und Kundendaten geben Sie für jede Rechnung neu ein. | Müssen Sie selbst umsetzen. | Ihre Absenderdaten und Kunden speichern Sie als Vorlagen. Wie viele, hängt vom Plan ab. |
| Prüfung mit verständlichen Meldungen | Je nach Angebot. Meldungen sind oft technische Regeltexte ohne Erklärung. | Prüfwerkzeuge binden Sie selbst ein und halten die Regeln aktuell. | Geprüft nach den offiziellen Regeln der KoSIT, die den XRechnung-Standard herausgibt, ergänzt durch Mustang und, je nach Format, die Regeln der EN 16931. Meldungen mit Regel-ID führen zu einer Seite, die die Regel zeigt und, wo vorhanden, erklärt. Prüfen geht auch ohne Konto. |
| E-Rechnungen empfangen und lesen | Je nach Angebot nur eine Anzeige; ablegen lassen sich Rechnungen meist nicht. | Wie eingehende XML-Dateien und ZUGFeRD-PDFs gelesen werden, entwickeln Sie selbst. | Sie laden eine erhaltene E-Rechnung hoch (XML-Datei oder ZUGFeRD-PDF), lassen sie prüfen und lesen den Inhalt als übersichtliche Zusammenfassung. Mit Konto legen Sie sie als Eingangsrechnung ab und halten Status und Zahlungen fest. |
| API für die eigene Software | Meist nicht. | Eigene Entwicklung. | Eine Programmierschnittstelle (REST-API) mit Dokumentation, damit Ihre eigene Software E-Rechnungen erzeugen kann – in Plänen mit API-Zugang. |
| Preis | Kostenlos. | Entwicklungsaufwand und laufende Pflege, wenn sich Normen und Regeln ändern. | Ein kostenloser Plan für den Einstieg. Bezahlpläne bieten mehr Volumen und, je nach Plan, API-Zugang. |
Die Angaben zu den Alternativen beschreiben typische Fälle; einzelne Angebote können abweichen.
Häufige Fragen
Kann ich E-Rechnungen kostenlos erstellen?
Ja. Es gibt kostenlose Portale und Online-Konverter, und auch E-Rechnungsfreund hat einen kostenlosen Plan. Der Unterschied liegt im Drumherum: ob Rechnungen gespeichert werden, ob es Vorlagen gibt, ob Prüfergebnisse verständlich sind und ob Sie auch eingehende Rechnungen ablegen können.
Was fehlt kostenlosen E-Rechnungs-Werkzeugen typischerweise?
Das hängt vom Angebot ab. Häufig werden Rechnungen nicht gespeichert, es gibt keine Vorlagen für Absender und Kunden, und Prüfergebnisse erscheinen als technische Regeltexte. Eingehende E-Rechnungen lassen sich oft nur anzeigen, nicht ablegen.
Heißt eine bestandene Prüfung, dass meine Rechnung richtig ist?
Nicht ganz. Die Prüfung zeigt, ob die Datei den Regeln des Formats und der Norm entspricht. Ob der Inhalt stimmt, etwa die Leistung oder der Steuersatz, prüfen Sie weiterhin selbst.
Sollten wir E-Rechnungen selbst implementieren?
Das ist möglich. Dann setzen Sie die Norm, die Prüfung und das PDF/A-Format (ein archivtaugliches PDF) selbst um und halten alles aktuell, wenn sich Regeln ändern. Alternativ schickt Ihre Software die Rechnungsdaten an die API von E-Rechnungsfreund und erhält eine geprüfte E-Rechnung zurück – in Plänen mit API-Zugang.
Kann ich eine E-Rechnung ohne Konto prüfen?
Ja. Laden Sie die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF im Prüfwerkzeug hoch. Sie sehen die Meldungen der Prüfung und den Inhalt der Rechnung als lesbare Übersicht. Ohne Konto ist die Zahl der Prüfungen pro Tag begrenzt.
Starten Sie kostenlos mit Ihrer nächsten Rechnung
Mit E-Rechnungsfreund erstellen Sie gültige E-Rechnungen und speichern Absender und Kunden als Vorlagen.
Vor dem Versand wird jede Rechnung geprüft; Meldungen führen zu einer Seite mit der Prüfregel und, wo vorhanden, einer Erklärung. Erstellte und empfangene Rechnungen haben Sie an einem Ort.
Siehe auch: E-Rechnung ohne Buchhaltungssoftware