Eine XRechnung ist eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten, aber ohne Seitenansicht. Im Browser oder Texteditor sehen Sie deshalb nur Quelltext; lesbar wird sie erst mit einem Programm, das die Daten aufbereitet. Ohne Konto können Sie die Datei im Validator hochladen, der sie prüft und die wichtigsten Angaben wie Rechnungssteller, Nummer, Betrag, Fälligkeit und IBAN im Klartext anzeigt.
Stand: 26. Oktober 2026
Was in einer XRechnung steckt
XRechnung ist der deutsche Standard für E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931. Die Datei ist XML, eine Textdatei mit strukturierten Feldern: Rechnungssteller und -empfänger, Rechnungsnummer und -datum, Positionen, Steuerbeträge, Zahlungsangaben. Es gibt sie in zwei Schreibweisen (Syntaxen), UN/CEFACT CII und OASIS UBL. Inhaltlich sind beide gleichwertig.
Anders als ein PDF hat die XRechnung keine Seitenansicht. Die Daten sind für die Verarbeitung durch Programme gedacht. Für Menschen wird die Rechnung erst lesbar, wenn ein Programm die Felder aufbereitet.
Drei Wege, eine XRechnung zu lesen
- Im Validator, ohne Konto: Datei im Validator hochladen (XML oder PDF). Sie sehen eine Zusammenfassung mit Rechnungssteller, Nummer, Betrag, Fälligkeit und IBAN. Einheiten, Steuerkategorien, Länder und Zahlungsarten stehen im Klartext statt als Code.
- Mit Konto: Eingehende Rechnungen (CII, UBL oder ZUGFeRD-PDF) importieren und mit Status und Zahlungen ablegen. Eingehende Importe zählen nicht ins Rechnungskontingent, verbrauchen aber eine Prüfung.
- Im Texteditor: Für einen schnellen Blick genügt auch ein Editor. Sie müssen die Angaben dann aber selbst in den XML-Elementen suchen.
Prüfen, ob die Rechnung den Regeln entspricht
Lesen ist das eine, prüfen das andere: Der Validator prüft die Datei nach den offiziellen Prüfregeln der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards), dazu mit Mustang und dem EN16931-Schematron. Jede Meldung im Prüfbericht verweist auf eine Prüfregel-Seite mit Erklärung, wo vorhanden. Ein Beispiel ist BR-DE-15: In der XRechnung fehlt die Käuferreferenz, bei öffentlichen Auftraggebern meist die Leitweg-ID.
Meldet die Prüfung Fehler, wenden Sie sich an den Rechnungssteller und bitten um eine korrigierte Rechnung.
Wer E-Rechnungen empfangen muss
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Nach dem BMF-Schreiben genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Ab wann Sie selbst E-Rechnungen ausstellen müssen, zeigt der E-Rechnungspflicht-Check.
So gehen Sie vor
- XRechnung im Validator ohne Konto hochladen und lesen.
- Mit einem kostenlosen Konto eingehende Rechnungen importieren und verwalten.
Häufige Fragen
Warum zeigt mein Browser bei einer XRechnung nur Code?
Die XRechnung enthält nur strukturierte Daten in XML, keine Seitenansicht wie ein PDF. Der Browser zeigt diese Daten als Quelltext an.
Ist eine XRechnung dasselbe wie eine ZUGFeRD-Rechnung?
Beide sind E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei; das PDF können Sie wie gewohnt öffnen.
Kann ich auch eine ZUGFeRD-Rechnung im Validator prüfen?
Ja. Der Validator nimmt XML-Dateien (XRechnung, ZUGFeRD-XML) und PDF-Dateien mit eingebetteter XML-Datei an.
Was mache ich, wenn die Prüfung Fehler meldet?
Die Prüfregel-Seite zur Meldung erklärt, was fehlt oder falsch ist. Eine fehlerhafte Rechnung korrigiert der Rechnungssteller; bitten Sie ihn um eine neue Rechnung.
Quellen
- BMF-Schreiben zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmern (15. Oktober 2025, III C 2 - S 7287-a/00019/007/243)
- BMF-Schreiben zur obligatorischen E-Rechnung – ergänzende Regelungen (15. Oktober 2026, III C 5 - S 7287-a/00019/021/017)
- § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen)
Dieser Artikel gibt den Stand der genannten Quellen allgemein wieder und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.