Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen: Nach § 34a UStDV dürfen sie weiter sonstige Rechnungen schreiben, zum Beispiel auf Papier oder als PDF. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber wie alle Unternehmen seit dem 1. Januar 2025; dafür genügt nach dem BMF-Schreiben ein E-Mail-Postfach.
Stand: 26. Oktober 2026
Ausstellen: keine Pflicht für Kleinunternehmer
Ab dem 1. Januar 2027 bzw. 1. Januar 2028 müssen Unternehmen Rechnungen an andere inländische Unternehmen als E-Rechnung ausstellen. Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG macht § 34a UStDV eine Ausnahme: Sie dürfen weiter sonstige Rechnungen ausstellen, also Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen in anderen Formaten wie PDF. Der Umsatz spielt dafür keine Rolle, solange Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden.
Wenden Sie die Kleinunternehmerregelung nicht mehr an, gelten für Sie die allgemeinen Fristen. Sie stehen im Artikel E-Rechnungspflicht 2027: die 800.000-€-Grenze.
Empfangen: Pflicht seit 1. Januar 2025
Die Ausnahme gilt nur für das Ausstellen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen empfangen können – auch Kleinunternehmer. Ihre Lieferanten und Dienstleister dürfen Ihnen also E-Rechnungen schicken. Nach dem BMF-Schreiben genügt für den Empfang ein E-Mail-Postfach.
Eine E-Rechnung im Format XRechnung ist eine XML-Datei, die man ohne passendes Programm kaum lesen kann. Wie Sie sie öffnen, steht im Artikel XRechnung öffnen und lesen.
Freiwillig E-Rechnungen ausstellen
Sie dürfen auch als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen. Das kann sinnvoll sein, wenn ein Kunde eine E-Rechnung verlangt, etwa ein öffentlicher Auftraggeber mit Leitweg-ID.
Im offiziellen ZUGFeRD-Beispiel für Kleinunternehmer ohne USt-IdNr. steht die Umsatzsteuer mit der Kategorie E (steuerbefreit), dem Satz 0 und einem Befreiungsgrund als Text. Fehlt der Befreiungsgrund, meldet die Prüfung die Regel BR-E-10. Im Rechnungsformular geben Sie Kategorie und Befreiungsgrund in der Ansicht „Experte“ im Abschnitt „Steueraufstellung (BG-23)“ an.
So gehen Sie vor
- Im E-Rechnungspflicht-Check die Frage nach § 19 UStG beantworten und sehen, was für Sie gilt.
- Empfangene E-Rechnungen im Validator ohne Konto hochladen: Er prüft die Datei nach den offiziellen Prüfregeln der KoSIT und zeigt die wichtigsten Angaben lesbar an.
- Mit einem kostenlosen Konto Rechnungen im Web-Formular erstellen und als ZUGFeRD-PDF oder XRechnung herunterladen.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer ab 1. Januar 2028 E-Rechnungen schreiben?
Nein. Die Ausnahme in § 34a UStDV gilt unabhängig von den Übergangsfristen. Sie dürfen weiter Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen.
Darf ich trotzdem E-Rechnungen ausstellen?
Ja. Die Ausnahme erlaubt sonstige Rechnungen, sie verbietet keine E-Rechnungen. Manche Kunden, etwa öffentliche Auftraggeber, verlangen sogar eine XRechnung.
Was brauche ich, um E-Rechnungen zu empfangen?
Nach dem BMF-Schreiben genügt ein E-Mail-Postfach, über das Ihnen die E-Rechnung zugehen kann. Zum Lesen der Datei brauchen Sie ein Programm, das das XML in eine lesbare Ansicht umwandelt.
Wie gebe ich in einer E-Rechnung an, dass keine Umsatzsteuer berechnet wird?
Im offiziellen ZUGFeRD-Beispiel für Kleinunternehmer steht die Steuerkategorie E (steuerbefreit) mit Steuersatz 0 und dem Befreiungsgrund als Text, zum Beispiel „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“.
Quellen
- BMF-Schreiben zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmern (15. Oktober 2025, III C 2 - S 7287-a/00019/007/243)
- BMF-Schreiben zur obligatorischen E-Rechnung – ergänzende Regelungen (15. Oktober 2026, III C 5 - S 7287-a/00019/021/017)
- § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen)
- § 34a UStDV (Rechnungen von Kleinunternehmern)
Dieser Artikel gibt den Stand der genannten Quellen allgemein wieder und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.